| Pierwszy krok Start | 

To, od czego trzeba zacząć, to sprecyzowanie wyraźnego pomysłu na wyprawę oraz określenie celów wyjazdu, czyli tego, co zamierzamy dokonać. Są różne podróże. Statystyki mówią, że aż dziewięćdziesiąt pięć procent ludzi wyjeżdża po to, żeby odpocząć. Jeżeli jesteś w tej grupie, to raczej nie znajdziesz sponsora na swój wyjazd. Sponsora może zainteresować wyjazd, którego celem jest: wyczyn, (najdalej, najszybciej, najwyżej) eksploracja (pierwsza wyprawa do...) edukacja i nauka (zebranie konkretnych informacji, wiedzy w postaci bogatej dokumentacji takiej jak: zdjęcia, reportaże, nagrania audio i video). Sponsor będzie mógł spożytkować zebrane materiały w konkretnych działaniach promocyjnych firmy, bądź bezpośrednio przy sprzedaży swoich produktów.

 | Drugi krok Wyprawowy marketing |

Trzeba na chwilę postawić się w roli sponsora i odpowiedzieć sobie na pytanie: co firma, z którą zamierzamy rozmawiać, będzie miała ze współpracy przy organizacji naszej wyprawy? Choć dla nas jest to bardzo emocjonalna sprawa (chodzi przecież o realizację własnych marzeń), to w przeważającej większości przypadków dla firmy jest to tylko chłodna kalkulacja kosztów i zysków. O tym należy pamiętać! Czym więcej znajdziemy korzyści, czym bardziej profesjonalnie i rzeczowo podejdziemy do tematu, tym większe mamy szanse na osiągnięcie zamierzonego celu. Dobrym i sprawdzonym sposobem jest przygotowanie prezentacji (jak w biznesie), w której przede wszystkim w skondensowanej formie powinny się znaleźć wszystkie informacje na temat planowanej wyprawy, ale nie tylko. Składowe elementy takiej prezentacji to:

Dobrym pomysłem w perspektywie czasu, jest zbieranie (po każdej odbytej wyprawie) pism rekomendacyjnych od firm z pomocy których korzystaliśmy. Sponsorowi możemy zrewanżować się podobnym pismem (w formie dyplomu) z podziękowaniami za wsparcie.

 | Trzeci krok Organizacje patronackie i stowarzyszenia |

To bardzo istotny fragment przygotowań, często lekceważony i pomijany. W momencie kiedy naszą wyprawę sygnuje jakaś struktura organizacyjno-prawna (np. stowarzyszenie studenckie, gmina, urząd miejski, klub), stajemy się bardziej wiarygodni dla potencjalnego sponsora, bo przestajemy być ludźmi znikąd. Bardzo dobre wrażenie w późniejszych rozmowach robią wszelkiego rodzaju oficjalne pisma polecające z pieczęciami i podpisami ważnych osób, np. rektora uczelni, prezydenta miasta. Warto się o nie postarać, bo zwykle nic nie kosztują ofiarodawców, a mogą oddać potem nieocenioną pomoc. Przede wszystkim jednak takie organizacje ułatwiają dalsze kontakty z mediami (zwykle same wydają jakieś gazetki i prowadzą własne strony internetowe) oraz potencjalnymi sponsorami. Tutaj udaje się nawet wynegocjowanie konkretów w postaci gotówki, ale o tym w dalszej części artykułu. Na razie tworzymy zaplecze naszego projektu.

Innym rozwiązaniem, jeśli w perspektywie najbliższych lat masz zamiar odbyć kilka wypraw, jest założenie własnego stowarzyszenia czyli rozpoczęcie działalności we własnej jednostce organizacyjnej. Wprawdzie na początku trzeba dopełnić kilku formalności (przede wszystkim zarejestrować stowarzyszenie, co wiąże się z kosztami rzędu kilkuset złotych), jednak wysiłek ten może się opłacić. Przede wszystkim stowarzyszenie posiada osobowość prawną. Co za tym idzie, dla firm i instytucji jest bardziej wiarygodne niż osoba fizyczna. Ponadto inaczej traktowane są np. darowizny na rzecz stowarzyszeń niż jednostek (mogą się bardziej firmom opłacać ze względów księgowych). Wreszcie, stowarzyszenie może prowadzić własną działalność gospodarczą z przeznaczeniem zysków na cele statutowe. A zatem można pomyśleć o samodzielnym zaistnieniu na rynku w wybranej dziedzinie (np. podróżniczo-wyprawowej). Jeżeli zatem planujecie regularne wyjazdy w odległe strony, pomysł wart jest rozważenia.

 | Czwarty krok Media |

Ostatnim zadaniem zamykającym przygotowania, jest znalezienie patrona medialnego. Prawda jest taka, że aby zainteresować naszym przedsięwzięciem poważne media, pomysł wyprawy musi mieć w sobie spory potencjał medialny. Tutaj musimy zwrócić szczególną uwagę na to, że niektóre media zastrzegają sobie wyłączność na materiały i może to kolidować z umowami z innymi partnerami medialnymi. Dotyczy to głównie prasy ogólnokrajowej i specjalistycznej oraz telewizji. W niektórych mediach (radio, telewizja) problemem może być umieszczenie logo sponsorów (nie dotyczy to podziękowań). Te sprawy zwykle regulują oddzielne ściśle obwarowane umowy.

 | Piąty krok Szukamy sponsora |

Dopiero mając przygotowane zaplecze w postaci umów bądź zapewnień, że nasze materiały z wyprawy wraz z informacjami o sponsorze pojawią się w mediach oraz wsparcie organizacji lub stowarzyszenia, rozpoczynamy zasadniczą walkę o naszego sponsora.

Niestety, znajomości to jest podstawa i od tego można byłoby zacząć ten artykuł. Można rozesłać kilka tysięcy listów, maili lub faksów do prawie wszystkich firm w Polsce, ale efekt będzie żaden. Dzieje się tak dlatego, że duże firmy otrzymują dziennie po kilka takich próśb i nie trafiają one do właściwych osób. Dlatego najlepiej przedstawić naszą propozycję osobiście. To z kolei wiąże się z bardzo dużą ilością czasu, jaki musimy poświęcić oraz z problemem dotarcia do właściwych osób na odpowiednich stanowiskach. Dlatego szeroko rozumiane znajomości są bardzo wskazane. One pozwolą nam na zaoszczędzenie naszego czasu i przygotowanie gruntu do rozmowy. Warto rozpytać najpierw wśród rodziny i znajomych o to, kto gdzie pracuje i czy są jakieś szanse dotarcia do ludzi na stanowiskach.

Jeśli nie masz żadnych znajomości, i jesteś skazany wyłącznie na siebie, nie zniechęcaj się. Trzeba je po prostu powoli wypracować, czyli wcześniej zabrać się do roboty. Dodam, że należy dbać o życzliwych naszej sprawie ludzi i pielęgnować znajomości. Dużo tutaj zależy od naszej kultury osobistej.

No i podstawowe pytanie z kim rozmawiać i o czym.

Powrót

	2005 © Piotr Zabłudowski