Jak zorganizować wycieczkę rowerową.
Poradnik nie tylko dla studentów turystyki ;-)
Chcesz wybrać się ze znajomymi na rowerową wyprawę? Organizujesz wyjazd dla studentów z twojej uczelni? Szukasz ludzi na wspólny wypad? Przeczytaj nasz artykuł zanim obowiązki organizatora przesłonią ci radość z pedałowania. Z wyjazdami bowiem zwykle jest tak, że chętnych nie brakuje, ale każdy chce wtrącić swoje trzy grosze. Ponadto wszyscy oczekują (od ciebie oczywiście) ze będzie fajnie a ty przy okazji chcesz zrealizować jednak swój pomysł bez tysiące ustępstw i wiecznego szukania kompromisów. Pewne rzeczy trzeba ustalić na początku, i nawet jeśli ktoś przez to nie pojedzie to będzie to z korzyścią i dla niego i dla grupy. Nie wszyscy nadają się na wszystkie wyjazdy.
Istota wyjazdu i podstawowe kwestie sporne
Jeśli nie ustalisz zawczasu na czym ma polegać wyjazd możesz się spodziewać ze każdy z uczestników będzie na nim forsował swoje idee. Jeden będzie wstawał skoro świt (bo szkoda czasu), drugi w południe (bo przecież trzeba wypocząć), ktoś będzie chciał gotować na ognisku, znowu ktoś inny jadać tylko w knajpach. Wszystko to prowadzić będzie do spięć i nieporozumień a nawet do podziału grupy czy też ogólnego fiaska całego wyjazdu. Nawet jeśli zapraszasz na wyjazd tylko swoich znajomych podstawowe sprawy powinny zostać jasno omówione i uzgodnione. Jednym z kluczowych elementów organizacji jest przekazanie potencjalnym uczestnikom wiedzy o charakterze wycieczki, tak aby zachęcić tych, którzy powinni pojechać i zniechęcić tych którzy się nie nadają. Najważniejsze kwestie które często bywają sporne i powinny zostać uzgodnione to:
- trudność trasy (dzienny dystans, rodzaje dróg)
- godzina pobudki i wyjazdu
- jazda w deszczu (jeździmy czy nie)
- noclegi (gdzie, do jakiej ceny)
- rodzaj i orientacyjne godziny posiłków (gotujemy czy knajpy)
- wymagane doświadczenie i przygotowanie kondycyjne
- orientacyjny koszt wyjazdu
Warto przedstawić też podstawowe informacje o rejonach przez jakie będzie przebiegała trasa i planowanych atrakcjach (przyrodniczych i krajoznawczych).
Wszystkie powyższe informacje powinny być podane jasno i wyraźnie z lekką nawet przesadą, ale i nutką humoru.
Przykład:
Wyjazd przeznaczony jest dla doświadczonych rowerzystów, którzy nie boją się stromych górskich podjazdów. Cały czas spędzimy w górach. Dzienny dystans to 100 km. Pobudki o 6 rano, jazda niezależnie od pogody, żadnych muzeów i tym podobnej nudy. Wszystkie posiłki gotujemy samodzielnie, śpimy w namiotach na dziko
Inny przykład:
Zapraszamy na wyjazd wszystkich tych, którzy chcą spróbować swoich sił na rowerze a przy okazji poznać kulturę kurpiowską. Dzienny dystans nie przekroczy 30 kilometrów, bagaż przewiezie wynajęty samochód . Codziennie będziemy zwiedzać skanseny i muzea. Jeśli pogoda nie dopisze wyjazd będzie przełożony na kolejny tydzień.
Informacje organizacyjne
Skoro już zawęziliśmy listę potencjalnych kandytatów możemy przedstawić dalsze informacje. Mają charakter organizacyjny i dotyczą już tych, którzy się nie przestraszyli (pobudek o 5.30 lub leniuchowania do 12 i uznali że wyjazd jest dla nich (co jeszcze nie oznacza że pojadą).
Wypada więc ustalić następujące kwestie:
- data i godzina wyjazdu
- data i godzina powrotu
- środki transportu i biletach jakie uczestnicy powinni zakupić lub informacje o zrzutce na bilety (ile do kiedy)
- miejsce i godzina zbiórki
- ostateczne terminy zapisywania na wyjazdu, sposób zapisywania się na wyjazd, dane kontaktowe do organizatorów
Po podaniu tych informacji odpadną ci, którzy nie mogą pojechać akurat w tym terminie, ci którzy nie lubią np. nocnych pociągów i ci którzy nie potrafią się zdecydować i zwykle czekają z tym do ostatniej chwili. Tacy są najgorsi, bo poprzez ciągłe zmienianie zdania każą organizatorowi ciągle przeorganizowywać sprawy związane z noclegami (ilość i dostępność namiotów, rezerwacja noclegów), formą dojazdu (ilość i dostępność miejsc w samochodzie) i zakupem biletów (w długi weekend może już ich nie być w momencie jak ostatnia osoba się w końcu zdecyduje).
Wyposażenie obowiązkowe
Kolejną ważną sprawą, jaka powinna zostać ustalona przed wyjazdem jest lista wyposażenia obowiązkowego jakie powinni posiadać uczestnicy. Pozwoli to uniknąć sytuacji gdy np. podczas deszczu okazuje się że ktoś nie ma kurtki, moknie, przeziębia się i w rezultacie cała grupa zamiast wjeżdżać na kolejną górę odprowadza gorączkującego delikwenta na dworzec.
Najważniejsze elementy wyposażenia obowiązkowego to:
Oprócz samego wyposażenia warto wspomnieć też o odpowiednim przygotowaniu roweru, poczynając od kwestii podstawowych i pozornie oczywistych (rower powinien być wyregulowany, nasmarowany i mieć odpowiednie oświetlenie) na tych bardziej zaawansowanych kończąc (np. wymagane opony z wyraźnym bieżnikiem)
Wyposażenie dodatkowe
Warto wspomnieć też o tym, co warto zabrać. Można podać tu np. mapy jakie mogą być potrzebne podczas wyjazdu.
Jeszcze słówko o budżecie wyprawy
Podając jaką ilość kasy (i w jakich walutach) mają posiadać uczestnicy wyjazdu warto przy okazji wspomnieć, że chodzi tu o żywą gotówkę, w przeciwnym razie pewna część wyjazdu zostanie zmarnowana na poszukiwanie bankomatów. Oprócz pieniędzy do wydania należy zabrać nieco więcej kasy na wszelki wypadek (np. pokrycie kosztów leczenia, nieplanowanego powrotu, poważnej naprawy roweru). Zabranie pieniędzy rezerwowych jest szczególnie ważne w przypadku długich wyjazdów zagranicznych.
Jak to wszystko przekazać
Jak widać informacji, które trzeba przekazać jest całkiem sporo. najwygodniejsi zrobić to w formie krótkiego pisemnego komunikatu. Można umieścić go w internecie, rozesłać pocztą elektroniczną do znajomych czy wywiesić na uczelnianej tablicy ogłoszeń. Wtedy nie trzeba tłumaczyć wszystkim wszystkiego od początku a jedynie podczas zapisów wymagać od uczestników potwierdzenia z zapoznania się z komunikatem.
Pozostałe zadania organizatora
Inne zadania organizatora, które miałem przyjemność nie raz wykonać i które przychodzą mi na myśl to:
- Zakup odpowiednich map i przewodników
- Ustalenie kto zabiera sprzęt wspólny jak namioty, siekiery itp.
- Zapewnienie odpowiedniego zestawu zaawansowanych narzędzi rowerowych (może być na zasadzie sprzętu wspólnego - ty weź imadełko do łańcucha a ty klucz do wielotrybu)
- Zapewnienie podstawowej apteczki pierwszej pomocy (może być na zasadzie sprzętu wspólnego)
- Sporządzenie listy uczestników, która powinna zawierać ich dane kontaktowe oraz dane awaryjne (np. do rodziny). Dane awaryjne mogą przydać się nie tylko podczas jakiegoś nieszczęścia, ale zdarza się np. że na dzień przed wyjazdem zmienili rozkład jazdy pociągów, wszyscy są już umówieni a komuś akurat buchnęli komórkę, której numer podał.
- Zrobienie zrzutki na bilety i zakup biletów na pociągi. Niewdzięczna robota, w zasadzie ma sens tylko w przypadku pociągów z miejscówkami (żeby grupa była razem).
- Utworzenie funduszu wyprawowego. Zwykle jest tak, że podczas wyjazdu trzeba od czasu do czasu zapłacić a to za pole biwakowe, a to kupić piwo miłemu gospodarzowi itp. Itd. Zwykle są to kwoty niewielkie, zwykle płaci je organizator a potem nikt nie ma drobnych...i w końcu sprawa się rozmywa. Proponuję zrobić zrzutkę po około 20 PLN przed wyjazdem i z tych drobnych wydatków rozliczyć się na koniec.. Wtedy organizator oprócz włożonego wysiłku nie musi dokładać jeszcze do wyjazdu z własnej kieszeni.
Ograniczenie odpowiedzialności organizatorów
Jeśli informacje o wyjeździe podajemy do publicznej wiadomości warto zaznaczyć, że każdy z uczestników jedzie na własną odpowiedzialność i we własnym zakresie powinien ubezpieczyć się od nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia.
I to już chyba koniec
Jeśli chodzi o organizację to już chyba wszystko, albo prawie wszystko. Wprawdzie dochodzą jeszcze sprawy , które wyniknąć mogą podczas wyjazdu, ale jeśli poświecimy trochę czasu na organizację, to tych spraw będzie niewiele.
JAZDA